Stell dir vor: Es ist fünf Jahre später. Du stehst morgens entspannt auf, trinkst deinen Kaffee und checkst die E-Mails – alle Termine sind perfekt koordiniert, alle wichtigen Entscheidungen bereits vorbereitet. Dein Chef oder deine Chefin kann sich voll darauf verlassen, dass du nicht nur organisiert bist, sondernrn auch strategisch denkst, digitale Tools im Schlaf bedienst und international souverän kommunizierst. Klingt wie ein Traumjob? Das ist er – und er wird Realität, wenn du jetzt die richtigen Skills für die Zukunft entwickelst.
Warum Assistenz heute mehr ist als jemals zuvor
Früher war eine Assistent:in oft „nur“ für das Telefon, die Termine und die Post zuständig. Heute hat sich diese Rolle dramatisch gewandelt. Unternehmen suchen keine klassischen Sekretär:innen mehr, sondernrn kompetente Partner:innen an der Seite von Führungskräften – mit strategischem Denkvermögen, digitaler Affinität und interkultureller Sensibilität.
Diese Entwicklung beschleunigt sich. Die Pandemie hat gezeigt, wie schnell sich Arbeitsweisen ändern können. Remote Meetings, virtuelle Konferenzen und hybride Teamstrukturen sind keine Ausnahme mehr – sie sind Standard. Wer also in den nächsten Jahren erfolgreich sein will, muss wissen: Die Anforderungen an Assistenzrollen werden weiter steigen.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Bei einem international tätigen Logistikunternehmen übernahm eine Assistenz, Maria, nicht nur die klassischen Aufgaben, sondernrn entwickelte ein System zur frühzeitigen Identifikation von Kapazitätsengpässen. Indem sie Daten aus verschiedenen Abteilungen analysierte und visualisierte, konnte sie ihrem Führungskreis proaktive Lösungsvorschläge liefern – ein Beitrag, der maßgeblich zur Steigerung der Effizienz führte.
Ein weiteres Beispiel: Ein Startup-Chef berichtete, wie seine Assistenz Lisa nicht nur Meetings koordinierte, sondernrn auch deren Inhalte strukturierte, Follow-up-Termine selbstständig einplante und sogar erste Entwürfe für Kundenbriefings vorbereitete. Dadurch sparte er wertvolle Stunden und konnte sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.
Zum Vergleich: Im Gegensatz dazu stand eine traditionelle Assistenzrolle bei einem Familienunternehmen, die weiterhin hauptsächlich administrative Aufträge übernommen hatte. Als sich die Geschäftsführung auf Digitalisierung konzentrierte, fehlte es dieser Mitarbeiterin an den nötigen technischen Kenntnissen und dem strategischen Verständnis, um mitzuhalten. Ihre Position wurde schließlich in eine andere Abteilung überführt.
Weiteres Beispiel: Ein Tech-Unternehmen suchte dringend nach einer Lösung für die Überlastung seiner Führungskräfte durch unstrukturierte interne Anfragen. Die neue Assistenz, David, implementierte ein internes Ticket-System, das Anfragen priorisierte und automatisch an die richtigen Stellen weiterleitete. Das reduzierte die Arbeitslast um bis zu 30% und verbesserte die Reaktionsgeschwindigkeit spürbar.
Ein Fall aus der Finanzbranche: Anna, Assistenz einer CFO, bemerkte, dass wöchentliche Berichte immer wieder verspätet eintrafen, da sie von Hand zusammengetragen wurden. Sie führte eine Automatisierung mit Power BI ein, die die Daten direkt aus den ERP-Systemen zog und täglich aktualisierte Dashboards generierte. Jetzt bekam die Geschäftsführung tagesaktuelle Einblicke – ohne zeitintensive Manuarbeit.
Ein weiterer praktischer Vergleich: Während in einem traditionsreichen Handelshaus die Assistenz weiterhin Briefe diktierte und per Fax verschickte, ging ein Konkurrenzunternehmen einen Schritt weiter. Dort übernahm die Assistenz eines Marketing-Vorstands nicht nur die Planung von Kampagnenterminen, sondernrn analysierte auch die ROI-Daten vergangener Maßnahmen und entwickelte darauf basierende Optimierungsvorschläge. Das zeigte, wie stark die Rolle von administrativ hin zu analytisch-strategisch wandelt.
„Die beste Assistenz kennt nicht nur die Wünsche ihres Chefs, sondernrn antizipiert sie.“
Welche Skills werden in 5 Jahren wirklich zählen?
Wenn du dich heute auf die Rolle einer Assistenz der Geschäftsführung oder Vorstandsassistenz vorbereitest, solltest du dich fragen: Was wird in fünf Jahren gefragt sein, was heute noch optional erscheint?
Hier sind die Bereiche, auf die du deinen Fokus legen solltest:
- Digitale Agilität: Nicht nur Excel und Outlook beherrschen, sondernrn Tools wie Projektmanagement-Software, Automatisierungslösungen oder Videokonferenzplattformen sicher nutzen.
- Strategisches Denken: Du wirst nicht mehr nur ausführen, sondernrn aktiv dabei helfen, Entscheidungen vorzubereiten, Prioritäten zu setzen und Prozesse zu optimieren.
- Emotionale Intelligenz: Wer führt, braucht Verständnis – und wer die Führung unterstützt, muss beide Seiten verstehen können.
- Interkulturelle Kommunikation: Globalisierung bedeutet: Du wirst vermehrt mit internationalen Partnern arbeiten – kulturelle Feinfühligkeit ist Pflicht.
- Krisenmanagement: Flexibilität und Resilienz im Umgang mit unerwarteten Situationen werden immer wichtiger.
- Datenkompetenz: In fünf Jahren wirst du verstehen müssen, wie Daten interpretiert werden, um fundierte Empfehlungen geben zu können.
- Content-Kreation: Ob Präsentationen, Social Media oder interne Newsletter – du wirst zum Content-Support für deine Führungskraft.
- Zeitmanagement auf Exzellenzniveau: Mehr Verantwortung bedeutet: Du musst lernen, Prioritäten zu definieren – bevor sie dir diktiert werden.
- Change Management: Du wirst immer öfter dabei sein, wenn sich Strukturen ändern – sei es durch Fusionen, Digitalisierung oder Organisationsumstellungen. Hier zählt dein Verständnis für Prozessabläufe und dein Gespür für Widerstände.
- Prozessoptimierung: Die Fähigkeit, ineffiziente Abläufe zu erkennen und durch kluge Automatisierung oder Neugestaltung zu verbessern, wird zu einem echten Trumpf.
- Coaching-Kompetenz: Gerade bei Führungskräften, die viele Direktberichte haben, wirst du oft als Bindeglied fungieren. Das erfordert Kommunikationsstärke und Verständnis für Feedback-Prozesse.
- Compliance-Wissen: Je höher die Ebene, desto sensibler die Themen – Datenschutz, DSGVO, interne Regelwerke und ethische Standards werden immer wichtiger.
Lass uns das genauer anschauen – mit konkreten Beispielen aus der Praxis.
Digitale Tools: Dein zweites Hirn
Ein gutes Beispiel: Sarah arbeitete bis vor Kurzem noch mit Excel und E-Mails. Doch als ihr Unternehmen begann, agiler zu arbeiten und Remote-Arbeit zum Standard wurde, musste sie schneller reagieren. Sie lernte, Projekte über digitale Plattformen zu managen, automatisierte Workflows einzusetzen und Videocalls professionell zu moderieren.
Das Ergebnis? Ihre Führungskraft konnte sich auf strategische Aufgaben konzentrieren – und Sarah wurde zur echten Rechten Hand.
Ein weiteres Beispiel: Ein Finanzvorstand benötigte in Zeiten zunehmender regulatorischer Anforderungen eine Assistentin, die komplexe Berichte strukturieren und in Dashboards übersetzen konnte. Anna absolvierte Schulungen zu BI-Tools und wurde damit zur Schnittstelle zwischen Controlling und Führungsebene.
Auch relevant: Jana arbeitete für einen internationalen Vertriebsdirektor. Durch ihre Schulung in CRM-Systemen konnte sie Kundentermine intelligent koppeln, Follow-ups automatisieren und Verkaufschancen frühzeitig identifizieren. Ihr Einsatz erhöhte nicht nur die Effizienz des Teams, sondernrn führte zu messbaren Umsatzsteigerungen.
Ein neues Beispiel: Ein Produktmanager benötigte Unterstützung bei der Koordination von Cross-Functional-Teams. Seine Assistenz Martina nutzte Asana und Notion, um Roadmaps transparent zu machen, Ressourcen zentral zu koordinieren und Deadlines automatisch zu tracken. Das verbesserte die Teamproduktivität und reduzierte interne Kommunikationsaufwand deutlich.
Ein weiterer Fall: Bei einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen wurde das alte Intranet durch SharePoint ersetzt. Die Assistenz des Betriebsleiters, Erik, absolvierte eine Schulung zur Plattformadministration und baute daraufhin ein eigenes Wissensmanagement-System auf. Das Ergebnis: Mitarbeiter fanden schneller Informationen, und doppelte Anfragen gingen drastisch zurück.
Ein weiterer Vergleich: Während eine Assistenz weiterhin manuelle Zeitpläne für Projekte führte, nutzte eine andere das Tool Monday.com, um abteilungsübergreifende Meilensteine automatisch zu synchronisieren und Terminkollisionen rechtzeitig zu erkennen. Letztere wurde schnell als Innovatorin im Unternehmen wahrgenommen.
In 5 Jahren wird es nicht mehr genügen, Office-Anwendungen zu bedienen. Du musst verstehen, wie Technologie deine Arbeit effizienter macht – und wie du sie selbst gestaltest.
Strategie statt Routine: Der Mentality Shift
Viele Assistent:innen tun sich schwer damit, über ihren eigenen Arbeitsalltag hinauszudenken. Aber die Zukunft gehört denen, die mitdenken.
Du wirst lernen müssen, Prioritäten zu erkennen, bevor dein:e Chef:in sie nennt. Du wirst vorausschauend planen, engmaschig kommunizieren und proaktiv handeln – nicht weil es jemand sagt, sondernrn weil du weißt: So funktioniert effiziente Führung.
Das kann bedeuten, Meetings so zu strukturieren, dass Ergebnisse entstehen. Oder Dokumente nicht nur zu schreiben, sondernrn sie so aufzubereiten, dass sie direkt in Entscheidungsprozesse einfließen können.
Ein Fallbeispiel: Thomas, Assistenz eines CTO, bemerkte, dass viele interne Workshops ineffizient ablaufen. Er entwickelte eine Vorlagenbibliothek für Agenda-Punkte, Checklisten und Nachbereitungsmaßnahmen. Dadurch sank die Zeit für Meeting-Follow-ups um 40 %.
Weitere Praxisanwendung: Lena, Assistentin einer Marketingdirektorin, lernte, Kampagnenergebnisse zu analysieren und auf Basis von Daten Vorschläge für Optimierungen zu machen. Dadurch wurde sie zu einem festen Teil im strategischen Planungsprozess des Teams.
Ein weiteres Beispiel: Eine Assistenz beim Einkaufsleiter bemerkte, dass Bestellungen oft zu spät ausgelöst wurden, weil Lieferdaten manuell erfasst wurden. Sie schlug vor, Lieferanten via API anzubinden und Bestände automatisch zu überwachen. Mit Hilfe des IT-Teams konnte sie das Projekt initiieren – und wurde zum Treiber eines digitalen Wandels im Einkauf.
Ein weiterer Fall: Julia, Assistenz eines Bereichsleiters, erkannte, dass viele Meetings ohne klare Zielvorgaben stattfanden. Sie führte ein einfaches Framework zur Agenda-Gestaltung ein, das alle Teilnehmer vorab ausfüllen mussten. Innerhalb weniger Monate sank die durchschnittliche Meetingdauer um 25%, und Entscheidungen wurden schneller getroffen.
Ein Vergleich aus der Realität: Während eine Assistenz weiterhin Papierprotokolle führte, entwickelte eine andere eine digitale Entscheidungsdokumentation mit integriertem Statusboard. Dadurch wurden offene Punkte transparenter verwaltet, und nachverfolgbare Aufgaben wurden zeitnah erledigt.
Menschlichkeit im Zentrum: Emotionale Intelligenz
Je mehr Technik in unsere Arbeitswelt einzieht, desto wichtiger wird der Mensch. Als Assistenz bist du oft der erste Ansprechpartner – sowohl intern als auch extern.
Du musst spüren, wann jemand überfordert ist. Du musst wissen, wie du einen Termin geschickt verschiebst, ohne Unmut auszulösen. Und du musst imstande sein, Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu entschärfen.
Diese Fähigkeit lässt sich trainieren – und wird in Zukunft ein echter Wettbewerbsvorteil sein.
Anwendungsfall: Eine Assistenz bei einem Mittelstandsunternehmen lernte, anhand von Tonlage und Wortwahl zu erkennen, ob ein Kunde frustriert war. Dadurch konnte sie frühzeitig reagieren, Gespräche moderieren und Eskalationen verhindern – mit messbarem Einfluss auf die Kundenbindung.
Ein weiteres Beispiel: Die Assistenz eines Bereichsleiters bemerkte regelmäßig Spannungen innerhalb eines Projektteams. Durch geschickte Terminplanung und gezieltes Feedback-Management unterstützte sie die Kommunikation und sorgte für eine produktivere Zusammenarbeit.
Ein neuer Fall: Ein Vorstandsmitglied litt unter chronischem Stress. Seine Assistenz, Sabine, erkannte die Warnsignale frühzeitig und schlug vor, die Wochenplanung in Blöcke zu gliedern – mit Pausenphasen, in denen keine Termine eingeplant wurden. Dadurch verbesserte sich die Entscheidungsqualität und die Resilienz des Managers merklich.
Noch ein Beispiel: In einem internationalen Unternehmen kam es häufig zu Missverständnissen durch verschiedene Kommunikationsstile. Die Assistenz der Regionalleitung, Omar, entwickelte ein „Cultural Compass“ – eine einfache Checkliste für interkulturelle Interaktionen. Dieses Instrument wurde zur Grundlage interner Schulungen und reduzierte Kommunikationsfehler spürbar.
Ein weiterer Vergleich: Während eine Assistenz weiterhin nur auf explizite Anfragen reagierte, entwickelte eine andere ein „Wellness-Board“, auf dem sie stimmungsbezogene Hinweise sammelte (z.B. über E-Mail-Signaturen oder kurze Check-ins). Dadurch konnte sie subtile Krisen frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten – etwa durch die Anpassung von Arbeitsbelastungen.
Wie bereitest du dich optimal vor?
Wenn du gerade erst in diese Richtung blicken willst oder schon Berufserfahrung hast und dich weiterbilden möchtest, ist es wichtig, gezielt zu lernen. Nicht alles, was früher relevant war, wird auch in Zukunft gebraucht.
Für Menschen, die sich gezielt auf die Rolle als Assistenz der Geschäftsführung oder Vorstandsassistenz vorbereiten möchten, bietet sich der Kurs Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz an. Er wurde entwickelt, um genau die Kompetenzen zu vermitteln, die in modernen Organisationen gefragt sind.
Warum dieser Weg besondernrs sinnvoll ist? Weil er Theorie und Praxis verbindet – und dich nicht mit Fachbegriffen alleinlässt, sondernrn zeigt, wie du sie konkret einsetzt.
Tipp: Nutze auch Online-Lernplattformen wie Coursera, LinkedIn Learning oder Udemy, um kontinuierlich neue Fähigkeiten zu erwerben. Wähle Kurse zu Themen wie Projektmanagement, Kommunikationstrainings oder Business Analytics, je nachdem, wo dein aktuelles Skill-Level liegt.
Warnung: Viele Weiterbildungsangebote versprechen viel – aber ohne praxisnahe Umsetzung bleibt das Gelernte oft ungenutzt. Achte daher darauf, dass du in der Lage bist, Wissen direkt in deinem Arbeitsalltag anzuwenden, sei es durch Projektarbeit, Coaching oder Simulationen.
Praxistipp: Setze dir gezielt Ziele für jedes Halbjahr. Ein gutes Vorgehen: Wähle zwei bis drei Schlüsselkompetenzen (z. B. Datenanalyse + interkulturelle Kommunikation) und definiere konkrete Meilensteine – z. B. „Ich erstelle bis zum Quartalsende ein eigenes Dashboard mit Power BI“ oder „Ich halte mindestens drei Workshops zur internationalen Kommunikation ab.“
Weiterer Tipp: Baue dir ein Portfolio. Dokumentiere Erfolge – nicht nur mit Zahlen, sondernrn auch mit konkreten Beispielen. Was hast du umgesetzt? Welche Prozesse hast du optimiert? Welche Ideen hast du initiiert? Solche Beispiele sind Gold wert bei Gehaltsverhandlungen oder Bewerbungen.
Gefahrenzone: Viele fallen in die Falle, nur das zu lernen, was ihnen Spaß macht. Doch die Zukunft gehört denjenigen, die sich auch in unangenehmen Bereichen fit machen – etwa im Umgang mit komplexen Tools oder im Management schwieriger Konflikte.
Der Blick nach vorn lohnt sich
Es ist leicht, sich von der Hektik des Alltags treiben zu lassen. Doch wer heute schon plant, welche Fähigkeiten in fünf Jahren relevant sein werden, hat einen klaren Vorteil. Du wirst nicht nur besser bezahlt – du wirst auch gefragter, respektierter und selbstbewusster in deiner Rolle.
Zusätzlicher Hinweis: Netzwerke spielen eine immer größere Rolle. Mach dich mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen bekannt, tausche dich mit anderen Assistenzkräften aus und nutze Branchentreffen, um Trends frühzeitig zu erkennen.
Die beste Investition, die du treffen kannst, ist das Lernen – gezielt, praxisnah und auf die Zukunft ausgerichtet.
Starte heute damit – deine Traumposition wartet.
