Du stehst am Schreibtisch, hast eine Tasse Kaffee neben dir und schon das fünfte Mal den gleichen E-Mail-Entwurf gelesen – ohne ihn wirklich fertigzustellen. Zwischen Telefonaten, Meetings und dringenden Anfragen bleibt kaum Zeit für konzentrierte Arbeit. Klingt bekannt? Als Assistent*in der Geschäftsführung ist das Alltagsrealität vieler Menschen. Doch es gibt einen Weg, wie du dich durch diese Herausforderung arbeiten kannst – mit Deep Work.
Warum Deep Work für Assistenzkräfte besonders wichtig ist
Als Vorstands- oder Geschäftsleitungsassistent*in bist du oft der Dreh- und Angelpunkt vieler Prozesse im Unternehmen. Du organisierst Termine, bereitest Meetings vor, erstellst Präsentationen und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft. Viel zu oft jedoch wird deine wertvolle Arbeitszeit durch Unterbrechungen und oberflächliche Aufgaben zersplittert.
Die Qualität deiner Arbeit hängt stark davon ab, wie gut du dich auf komplexe und anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren kannst – besonders wenn es um strategische Unterstützung geht.
Deep Work, ein Begriff geprägt von Cal Newport, beschreibt jene Zustände tiefer Konzentration, in denen du deine produktivsten und kreativsten Ergebnisse erzielst. In einer Welt voller Ablenkungen ist es eine Superkraft – besonders für dich als Assistent*in der Geschäftsleitung.
Der Weg zur effektiven Assistenz beginnt mit Struktur
Bevor du loslegst mit dem Üben von Deep Work, solltest du deine Rolle klar verstehenhen. Die Position als Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz erfordert nicht nur Organisationstalent, sondern auch strategisches Denken, Diskretion und hohe Eigenverantwortung. Wenn du aus einem anderen Berufsfeld kommst, bringst du möglicherweise bereits wichtige Fähigkeiten mit – Kommunikationsstärke, Problemlösungskompetenz oder Multitasking-Fähigkeiten.
Hier sind fünf Schritte, um deine Karriere in diese Richtung erfolgreich zu gestalten – unterstützt von Methoden des Deep Work:
- Selbstreflexion: Welche Stärken bringst du bereits mit?
- Zieldefinition: Was willst du in dieser Position erreichen?
- Wissenserwerb: Lerne die Grundlagen der Geschäftsprozesse kennen.
- Konkrete Planung: Wie integrierst du Deep Work in deinen Alltag?
- Langfristige Perspektive: Wie entwickelst du dich weiter?
Schritt 1: Deine Stärken erkennen – auch wenn du neu in der Branche bist
Vielleicht warst du bisher Projektmanager, Lehrer oder kaufmännische*r Mitarbeiter*in. Diese Berufe haben mehr gemeinsam mit der Assistenzrolle, als du vielleicht denkst. Du kennst dich mit Zeitmanagement aus, weißt wie man Prioritäten setzt und bist flexibel genug, dich schnell einzuarbeiten.
Für Karriereumsteiger ist diese Rolle ideal, weil sie Raum für Weiterentwicklung bietet und gleichzeitig die Chance gibt, Einblicke in die Führungsebene eines Unternehmens zu gewinnen. Deine bisherigen Erfahrungen sind nicht „wertlos“ – sie sind Gold wert, sobald du lernst, sie gezielt einzusetzen.
Schritt 2: Tiefes Wissen aufbauen – so gehst du smart voran
Egal, ob du gerade beginnst oder bereits erste Erfahrung gesammelt hast – das Ziel ist immer dasselbe: du willst ein*e kompetente*r Partner*in deines Vorgesetzten sein. Das bedeutet, dich intensiv mit den Abläufen, Zielen und Strukturen des Unternehmens vertraut zu machen.
Wie nutzt du dafür Deep Work?
- Block-Zeiten buchen: Plane täglich zwei Stunden ganz ohne Unterbrechungen ein – egal ob für Recherche, das Lesen von Strategie-Dokumenten oder das Erstellen von Meeting-Vorbereitungen.
- Ablenkungen eliminieren: Schalte Benachrichtigungen aus, halte dein Handy weg und nutze beispielsweise Kopfhörer mit Rauschunterdrückung.
- Inhalte strukturieren: Mache dir Notizen, stelle Fragen und dokumentiere Wissen übersichtlich – z.B. in digitalen Ordnern nach Themen sortiert.
Diese Technik hilft dir dabei, Wissen schneller zu verinnerlichen und dich später sicherer und selbstständiger im Job zu fühlen.
Schritt 3: Die Kunst der fokussierten Aufgabenerledigung
Ein typischer Tag als Vorstandsassistenz kann voller Impulse stecken – kurzfristige Anfragen, spontane Terminkoordination und dringende E-Mails. Dennoch gibt es Wege, um auch hier den Flow zu finden und tiefe Arbeitsphasen einzubauen.
Stell dir deine Arbeitszeit wie ein Puzzle vor. Die kleinen, schnellen Aufträge passen zwischen die größeren Blöcke. Aber du entscheidest, wo welche Teile hingehören.
- Morgens starten viele Profis mit einer tiefen Arbeitsphase – bevor die E-Mails hereinfluten.
- Nachmittags kannst du weniger intensive Aufgaben erledigen, die Kommunikation fördern.
- Am Ende des Tages reflektiere kurz: Was hat geklappt? Wo könntest du besser planen?
Wenn du regelmäßig solche Rituale etablierst, merkst du, wie viel effizienter du arbeitest – und wie viel mehr Raum bleibt für Klarheit, statt Chaos.
Schritt 4: Kommunikation mit System – auch bei hohem Tempo
Gute Assistenz heißt auch gute Kommunikation. Oft stehen hinter erfolgreichen Führungskräften kluge Köpfe, die den Informationsfluss sicherstellen. Du bist diese Brücke – aber nur, wenn du lernst, klar, prägnant und doch sensibel zu kommunizieren.
Auch hier spielt Deep Work eine Rolle. Nimm dir Zeit, E-Mails bewusst zu formulieren. Nutze Blöcke, um wichtige Informationen zusammenzutragen und strukturierte Zusammenfassungen zu erstellen – ob für interne Teams oder externe Gesprächspartner.
Du wirst feststellen: Je mehr du deine Gedanken ordnest, desto einfacher wird es für andere, dich zu verstehen.
Schritt 5: Langsames Hochfahren – kontinuierliche Entwicklung nutzen
Vorstandsassistenz ist keine Position, die man einfach übernimmt und dann läuft. Sie braucht Vertrauen, Verständnis und Professionalität. Gerade für Quereinsteiger ist das oft eine Frage der Geduld – und der richtigen Strategie.
Plane dir Entwicklungsphasen ein:
- Anfangs: Konzentriere dich auf die Basics – Terminplanung, Protokolle, interne Abstimmungen.
- Mitteltermine: Nimm an Meetings teil, analysiere Entscheidungsprozesse und baue Beziehungen auf.
- Weitergedacht: Übernimm Projekte, beteilige dich an strategischen Planungen und positioniere dich als echter Sparringpartner.
Je tiefer deine Zusammenarbeit wird, desto wertvoller bist du für dein Unternehmen – und desto größer dein Einflussbereich.
Tipps zum Abschluss – damit du dich nie wieder verlierst
Deep Work ist kein einmaliges Tool – es ist eine Lebenshaltung. Und als Assistenzkraft hast du alle Chancen, diese Methode für dich zu nutzen:
- Erstelle dir einen persönlichen Workflow, den du jeden Tag wiederholen kannst.
- Buche regelmäßige Review-Zeiten, um deine Arbeitsmethoden zu optimieren.
- Lerne von Vorbildern aus deinem Umfeld – sei neugierig auf deren Herangehensweisen.
- Sei mutig, Feedback einzuholen – es macht dich stärker.
Diese Strategie hilft dir, dich selbst kontinuierlich weiterzuentwickeln – und gleichzeitig deine Führungskraft optimal zu unterstützen.
Jetzt bist du dran
Wenn du bis hierher gelesen hast, hast du bereits einen wichtigen ersten Schritt gemacht: du hast dich informiert. Ob Quereinsteiger oder erfahrene*r Assistenzkraft – mit den richtigen Werkzeugen kannst du deine Effizienz und Zufriedenheit enorm steigern.
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Und falls du tiefer in die Materie eintauchen willst, wirf gerne einen Blick auf den Kurs Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz. Dort findest du praxisnahe Inhalte, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.
